Fuar Direktörü Chernyshov’un Gözünden MITT 2020’nin Detayları
Rusya ve ona komşu ülkelerin en büyük uluslararası turizm fuarı MITT (Moskova Uluslararası Seyahat & Turizm) 17-19 Mart 2020 tarihlerinde ‘Crocus Expo’ fuar merkezinde düzenlenecek. Fuar direktörü Artyom Chernyshov katılımcıların nasıl verimli bir fuar geçireceklerini GM Dergi okurlarına anlattı:
Katılımcıların fuar çalışmasında bir şeyler değiştirmesi gerektiğini düşünüyor musunuz?
Öncelikle sözlerime, turizm sektöründe uzun yıllar çalıştığımı ve sektörün dinamiklerin bildiğimi belirterek başlamak isterim. Kariyerime 1998 yılnda, American Express’te başladım, ‘BCD Travel’, ‘TUI Rusya’ , ‘Intourist Thomas Cook’ , ‘Maxi Mice’ şirketlerinde görev yaptım. Bu sebeple katılımcıların fuardan ne istediklerini ve ne beklediklerini iyi biliyorum. Bu yılın Mart ayında 26. MITT (Moskova Uluslararası Seyahat & Turizm) fuarını gerçekleştirdik. Özellikle katılımcıların kendilerini fuara gelen ziyaretçilere nasıl tanıttıklarını, stantları birer birer gezerek gözlemledik ve katılımcıların fikirlerini aldık. Gözlemlerimiz sonucunda 2019 yılında fuarımıza katılmış ve 2020 yılında fuarımıza katılacak katılımcılar için daha verimli bir fuar geçirmelerini sağlayacak bazı öneriler sunmak istiyorum. Belki sizler için söylediklerimin içinde yeni bir şey olmayacak, ancak fuarda katılımcıların kendilerini tanıtma ile ilgili problemlerinin devam etmekte olduğunu net bir şekilde görüyoruz.
İlki ve en önemli tavsiye: Fuara önceden hazırlanmak gerektiğidir.
Bir kısım katılımcılarımız bir sonraki fuara katılımlarını katılmış oldukları fuar sonrası çok gecikmeden yapmakta, diğerleri ise fuar açılmadan 1-1,5 ay önce katılım kararı almaktadırlar. Fuar açıldığında stantların nasıl organize edildiğini görmek için stantları tek tek geziyoruz ve sonuç olarak fuara çok az bir süre kala katılım kararı alan firmaların organizasyonlarındaki aksaklıklar, fuara daha önce katılım kararı alanlara göre daha fazla olmaktadır. Fuara geç katılım kararı alan firmalar, aynı zamanda hem stant çalışması, hem pazarlama materyalleri çalışmaları hem de fuar katılım ile ilgili bilgilendirme yaptıkları için iş yükleri bir anda artmaktadır, bu da birçok aksaklığı sebep olmaktadır. Örneğin sık yaşanan problemden bir tanesi fuar katılım ile ilgili yeterince bilgilendirme ve tanıtım yapılamaması, bir başka problem ise ürün ve hizmet bilgisi ile ilgili dağıtılacak materyallerde tercüme ve yazım hataları, istenilen kalitede tasarım ve basım yapılamamış olması veya stant alanına gönderilememiş olmasıdır. Buna ilave olarak stant alanı tasarımı ve uygulamasında problemler yaşanmaktadır. Bunun sonucunda fuara kısa süre içinde stres altında hazırlanan katılımcılar için fuar beklentilerinin altında kalmaktadır. Bu firmalar fuar katılım çalışmalarının daha önce yapılması gerektiği ile ilgili geri bildirim vermektedirler.
İkinci önemli nokta: Katılımcıların, kendi ürünleri ve hizmetleri hakkında ziyaretçi kategorisine bağlı olarak daha önceden düşünülmüş ve birkaç farklı hikâye anlatma senaryosu olmalıdır.
– Bu söyledikleriniz çok net ve bilinen şeyler, öyle değil mi?
Bilmesine biliyorlar da, ancak sıklıkla ne zaman standa gitsem ve kendinizi nasıl tanıtırsanız tanıtın, söylenenler hep aynı. Ancak farklı olmak zorunda. Örneğin: Siz Türkiye’de bir otel işletmecisisiniz ve bir kurumsal müşteri etkinliği organizasyonu yapacak firma yetkilisi standınızı ziyaret ederek MICE etkinliği için sizden bilgi almak istiyor. Ona kurumsal etkinlikler için sunabileceğiniz altyapıyı, konferans salonlarını, grup yönetimi konusunda yönetim becerileriniz ile ilgili bilgilendirme yapmanız gerekir, spa-merkeziniz, orada uygulanan masaj prosedürleri ve restoranınıza yeni şef geldiğini değil. Eğer sorulursa, bu konuları o zaman yanıtlarsınız.
Kısaca özetlemem gerekirse, karşınızda ziyaretçi olarak kimin olduğunu anlamanız çok önemli. Eğer bu bir seyahat acentesi ise başka, MICE organizasyonu yapan firma ise başka, tur operatörü ise başka konuşmanız gerekmektedir.
Standınızı ziyaret edenlerle ilgili önemli bir nokta ise, yeni planlanan gelişmelerle ilgili konuşmaktır. Örneğin: eğer bir otel işletmecisi iseniz, ‘gelecek yıl yeni bir binanın inşaatını bitireceğiz ve tesise 100 oda daha ekleyeceğiz’ diyebilirsiniz. Bu bilgi tur ürününü oluşturanlar için kullanışlıdır. Eğer tur ürününü oluşturan sizinle çalışıyorsa zaten oteli ve otel ile ilgili planları biliyordur. Burada önemli olan ziyaretçiye onun işine yarayacağı bilgileri vermektir.
Stant alanında çalışan personelin nitelikleri de çok önemlidir. Sıkça, güzel ve büyük stantların içinde ‘fuar modelleri veya tanıtım hostesleri’ görmekteyiz. Stant alanını ziyaret edip, soru sorduğunuzda onların katılımcı firmanın çalışanı olmadığını direkt anlıyorsunuz, çünkü gerekli açıklamaya onlardan alamamaktasınız, onların görevi sadece pazarlama materyallerini dağıtmaktır. Fakat stant alanlarında katılımcı firmaların yetkililerinin olmaması fuarın verimli geçmemesi gibi bir problem oluşturmaktadır. Ziyaretçinin, ilgilendiği ürün ve hizmet ile ilgili sorduğu sorulara cevap alamaması katılımcının fuarda potansiyel iş fırsatlarını kaçırmasına sebep olmaktadır. Bundan dolayı da birçok iş kaçmakta ve katılımcı firma açısından da olumsuz bir intiba yaratmaktadır. Biz bu konuda çok geri bildirim aldık.
Eğer fuarın gerçekten B2B olmasının istiyorsak, ona göre çalışmak gerekmektedir. İnternet çağında neden broşürlere ihtiyaç duyuyorlar? Ziyaretçilere tanıtımını yaptığınız ürünü veya hizmeti bilen uzman personel ile sohbet etme fırsatı verin. Fuar katılımı masraflı bir yatırım olduğundan üç gün boyunca gerekli bilgilendirmeyi yapabilecek ve sorulara cevap verebilecek profesyoneliniz stant alanınızda olsun. Ancak bu durumda ziyaretçilerinizin partneriniz haline gelmesi mümkün olabilecektir.
Ayrıca fuarın son gününe dair bir şeyler söylemek isterim. Fuar son gün saat 16’ya kadar açıktır. Ancak bazı katılımcılarımız saat 12’den sonra eşyalarını toplamaya başlıyor ki, fuar kapanır kapanmaz fuar alanından gidebilsin. Bu olay dışarıdan bir gözle bakıldığında nasıl görünüyor, biliyor musunuz?
Ziyaretçi fuara geliyor ve bazı stant alanlarının toplandığını ve materyallerin paketlendiği görüyor ve o stantlara gidip katılımcılara soru sormaktan vazgeçiyor. Bu durum hem katılımcı hem de ziyaretçi için bir kayıp.
– Ama son gün fuarda neredeyse hiç ziyaretçi yok. Belki de bu yüzden erken toplanmaya başlıyorlar.
İstatistiklere göre ziyaretçiler son gün saat 13.00’dan sonra fuara gitmiyorlar. Çünkü stant alanlarının toplandığını biliyorlar. Ama bizler ziyaretçilerin ilk günden son güne kadar fuara gelmeleri için çaba harcamaktayız ve fuarın ilk günü olduğu gibi son günü de fuara ziyaretçi geliyor. Ancak erkenden toplanmaya başlayan stantlar ziyaretçiyi olumsuz etkilemektedir. Eğer erkenden toplanmaya başlayan katılımcılar, bu geleneklerine son verirse hem katılımcı hem de ziyaretçi açısından daha verimli bir kapanış günü olacaktır.
Diğer bir tavsiyemde, dağıtılacak basılmış pazarlama materyallerinin gerçekten düşünülerek hazırlanmış olması. MITT’in hedef kitlesi turizm profesyonelleridir. Ziyaretçilere okuyabilecekleri broşür, katalog v.b. gibi basılı tanıtım materyalleri verilmesi gerektiğini düşünüyorsanız, o zaman malzemelerin çok hacimli olmamasına çalışın, çünkü ağır bir basılı materyali fuar alanında kimse tüm gün taşımak istemeyecektir. Bunun dışında katılımcılar, stant alanlarında kesinlikle toplu hediyelik eşya dağıtımı yapmamalıdır. Aksi takdirde, katılımcılar kendileri ile bir çelişki yaratmaktadır. Bize, fuardan ‘turizm profesyoneli olmayan halkı fuardan çıkarın, sadece profesyonel ziyaretçiler ile iletişim kurmak istiyoruz’ diyen katılımcılarımız var. Ancak bunu söyleyen katılımcılar aynı zamanda hediyelik eşya dağıtarak, kendi stant alanlarına istemedikleri ziyaretçileri çekmektedirler. Eğer ‘doğru’ ziyaretçileri standınıza çekmek istiyorsanız fuar bileti almak için promosyon kodunu iş ortaklarınız ve hedef kitleniz ile paylaşın, internette ve sosyal medya hesaplarınızda herkesin görebileceği şekilde paylaşarak değil. Bu şekilde hem turizm profesyoneli hem de daha kaliteli ziyaretçi kitlesi fuar alanında olacaktır.
– İş programının fuar verimliliğine nasıl bir etkisi olacak?
Öncelikle iş programına fuar katılımcılarının katılımı ücretsizdir. Katılımcılar iş programında direkt olarak kendi reklamını yapmadan piyasa ile ilgili trendleri, analizleri veya uzmanı oldukları bir konuyla ilgili sunum yapabilirler. Reklam amaçlı sunumlara ziyaretçi toplamak zor ve boşa harcanan zamandır. Eğer piyasa ile ilgili analizleri, son trendleri, dinleyicilerin işlerinde yararlanabileceği bilgileri paylaşabilirseniz, sizi doğru bilgi veren uzman kişi olarak hatırlarlar. Bu da hem yeni kişilere ulaşmanızda hem de fuar verimliliğinizi artırmada size fayda sağlar.
Tabi ki, dinleyenlerin ilgisini çekebilecek güçlü bir içeriğe sahip sunum yapmak kolay değil. Bu nedenle, özellikle iş programı için konuşmacıları özel olarak seçiyoruz ve fuarda uzman oldukları konu ile ilgili faydalı içerik sunabilecek kişileri davet ediyoruz.
Örneğin MITT 2019’da, Market Shocks adında bir panelimiz oldu. Panele TUI, Tez Tour, TBG, Sletat.ru, Art Tour, şirketlerinin genel müdür yardımcıları ve üst düzey yöneticileri katıldı. Pazardaki durumdan, geçtiğimiz sezon yaşanan problemlerden, yeni sezondan ne beklediklerini ve nasıl hazırlandıklarını anlattılar. Hepsi kendi aralarında rakipler, onları bir araya getirmek ve konuşmaya ikna etmek zor oldu. Bu bizde alışılan bir format değil, ancak ziyaretçinin ilgisini çekmek ve konunun ilgilileri ile çalışmak için iyi seçeneklerden biri. Aldığımız geri dönüşlerde panelin yararlı olduğu ve fuardan sonradan hatırlandığı bizlere belirtildi.
Son olarakta katılımcılara stantlarını ziyaret edenleri takip etmelerini mümkün kılan modern cihazları kullanmalarını tavsiye ediyorum. Bunun için özel MITT Connect cihazını sunuyoruz.
– Siz MITT Connect’i kullandınız mı?
Evet, kullandım. Bu, standınıza yerleştirilen küçük bir tarayıcı, ziyaretçi standınızı ziyaret ettiğinde yaka kartını bu tarayıcıya okutuyor ve tüm kişisel bilgileri size transfer ediliyor. Siz de ondan sonra ziyaretçiniz ile sohbet etmeye başlıyorsunuz. Fuar bitiminde, katılımcının standına gelen tüm ziyaretçilerin datası otomatik olarak oluşturulmuş bir şekilde katılımcıya sunuluyor. Bu sayede kartvizitlerin ayrıca veri tabanına girilmesine gerek kalmayacak, zamandan tasarruf edilecektir. Kişinin kartviziti olsun veya olmasın yaka kartını okutması kişinin bilgilerini almanıza yetecektir. Fuar boyunca standınıza uğrayan ziyaretçi sayısını analitik bir veri olarak fuar bitiminde öğrenebileceksiniz.
Bu formatın bir artısı da standınızı ziyaret etmiş kişilerle fuardan hemen sonra iletişim kurabileceğiniz ve kendinizi hatırlatabileceğiniz bir veri tabanını size sunmasıdır. Genelde, bu süre kartvizitler üzerinden manuel olarak yapıldığında ortalama bir ay gecikme ile geri dönüşler yapılmaktadır.
MITT 2020’de hem katılımcıların hem de ziyaretçileri için faydalanabilecekleri birçok yeni şey olacak, herkesi 17-19 Mart 2020 tarihlerinde Crocus Expo fuar merkezinde gerçekleşecek MITT 2020 fuarımıza bekliyoruz.
Verimli bir fuar geçirmenizi dilerim.